Xpand- Förvaltningsplan
1. Kort beskrivning
System för hantering av fastighetsförvaltning. Fastighetsförvaltare, fastighetsservice, hyresadministration, lokalvård och tidredovisning. Xpand innehåller ett antal olika moduler varav serviceförvaltningen endast använder en del av dessa moduler.
Visma är till del beroende av Xpand. Fakturering, tidsrapportering och liknande exporteras till Visma för vidare hantering. Operativsystem – windows 7 och 10. Databasformat - SQL
Placering – på kommunens servrar, hanteras av IT
1.1 Organisation
Beskriv bemanningen av samtliga roller som finns. Även till leverantör och kontaktuppgifter. Ansvarig systemspecialist är sammankallande och ansvarar för att upprätta förvaltningsplanen.
Roll | Verksamhetsnära | IT |
|---|---|---|
Ansvarig systemspecialist | Peter Broström | ? |
Objektledare |
| Björn Gustafsson |
Leverantör | Kontaktperson? | Kontaktuppgifter? |
[Leverantörsnamn] |
| Epost Tele? |
Nyttjare | Kontaktperson? | Kontaktuppgifter? |
VHT (Bolag/förvaltning) | SF | Epost Tele? |
Teknisk systemförvaltning, Kommunledningskontoret IT
Support (IT, super users, leverantör), leverantören, förvaltningen
Drift, Kommunledningskontoret IT
Vem ansvarar för utbildning, leverantören, förvaltningen
Behörighetsadministration, Peter B och Glenn H, serviceförvaltningen
Testanvändare: Förvaltningens användare i systemet.
Slutanvändare: Medarbetare inom fastighetsförvaltning, fastighetsservice, hyresadministration, lokalvård och tidredovisning. Användare finns även hos kommunledningskontoret och socialförvaltningen
1.2 Beroenden till andra förvaltningsprodukter
Beskriv vilka beroenden och/eller påverkan som förvaltningsprodukten har till andra produkter eller som andra produkter har till förvaltningsprodukten, t ex integrationer, e-tjänster och RPA.
System | Typ av beroende |
|---|---|
Visma | Visma är till del beroende av Xpand. Fakturering, tidsrapportering och liknande exporteras till Visma för vidare hantering |
1.3 Beskrivning av ingående moduler
N/A
2. Aktivitetsplan
Aktivitet | Tidsperspektiv | Typ | Utförare |
|---|---|---|---|
Uppdatering av klient | 4 gånger / år | Uppdatering | Leverantör |
Uppdatering av server | 1 gång / år | Uppdatering | Leverantör |
3. Forum
Forum | Deltagare | Frekvens | Kallar |
|---|---|---|---|
Systemförvaltningsmöten | SS, SS-IT | 1 gång/mån | SS |
Beslutsforum, ett möte där FP fastställs, annars vid förändring av FP | OL, OL IT, SS, SS IT | Vid behov | SS |
Superusermöte | SS, SS IT, Superusers | >2-4ggr/år | SS |
Operativa leverantörsmöten | SS, SS IT, Lev | Löpande | SS |
4. Informationssäkerhet
Forum | Deltagare | Datum | Kallar |
|---|---|---|---|
Informationssäkerhetsklassning | SS, VHT, infosäksamordnare | ÅÅMMDD | SS |
RSA | SS, SS IT, VHT | ÅÅMMDD | SS |
|
|
|
|
Förtecknat i Draftit | Ja | 2020-MM-DD? | SS |
PUB-avtal | SS | ÅÅMMDD | SS |
Sekretessförbindelse | Berörda (SS, SS IT, konsult) | ÅÅMMDD | SS |
Osv.. |
|
|
|
Risk och sårbarhetsanalys | Är ej gjord. |
|
|
Teknisk analys | Extern/intern åtkomst m.m. Inloggning krävs, personlig |
|
|
5. Ekonomi och budget
Lista de externa kostnader som är kopplade till aktiviteterna, t ex licenser
Budget och ekonomi för förvaltningsperioden -resursåtgång/bemanning m.m.
Uppgradering 1 gång/år – ca 7-8 timmar
Uppdateringar 4 gånger/år – ca 4 timmar/tillfälle.
Totalt per år 24 timmar per år.Systemförvaltning, IT: (5) % av tjänst
6. Avtal
Ange befintliga avtal och giltighetstid. Notera även om det inte finns något aktuellt avtal
Avtal | T.o.m. | Kommentar |
|---|---|---|
Licensavtal | 202Y-MM-DD | Licens finns för admin- och fordonsklienter samt tilläggsprodukter |
Driftavtal | 202Y-MM-DD | Länk till avtal |
Uppgradering | 202Y-MM-DD | Versionsuppgraderingar ingår i utvecklingsdelen av licenskostnaden. |
7. Ändringshistorik
8. Support
Hur supportar man tjänsten t.ex. via kundtjänst, självserviceportal, externt eller molntjänst. – kundtjänst samt en självserviceportal.
Process för felhantering/support – ärende läggs in i kundtjänst/självserviceportal och leverantören genomför sedan åtgärd och informerar verksamheten.
9. Rutiner och processer
Ändringshantering (definiera nivå på change) Behov av ändring uppstår via beställning från oss/leverantören genomför ändring i systemet. Båda fallen initieras av information från den som vill genomföra förändring. Leverantören gör ändring och meddelar kund.
Servicefönster, används ej. Information läggs på Piren vid uppdateringar. Dessa ska även planeras på ett sätt som minst påverkar verksamheten.
Beställningsförfarande. Beställningar sker via kundtjänst samt en självserviceportal.
Tidslinje ---- Ej med i mall
Milstolpar och tidsfrister - Ej med i mall
Milstolpe | Ägare | Tidsfrist | Status |
|---|---|---|---|
|
| Ej påbörjat | |
|
|
|
|
|
|
|
|