/
"Mina sidor" - E-tjänstebyggaren - Aktivitetsgrupper

Viktiga samarbetsytor

Viktiga dokument

"Mina sidor" - E-tjänstebyggaren - Aktivitetsgrupper

Owned by Mattias Johansson
Last updated: Oct 24, 2023

Exempel finns på Cesam H’s testmiljö: “Ansökan om ledighet (Högsby version 1 2020-01-09) (version 2”

Notera att:

  • alla ändringar i ett ärende triggar en omstart av aktivitetsgrupper. Min tanke var att enbart ändring av status triggar en omstart men exempelvis ändring av handläggare tvingar också en omstart av en aktivitetsgrupp. Jag har fått svar på detta i ett ärende i NPs kundportal: 5834.
    För att undvika omstart vid exempelvis byte av handläggare kan man använda inställningen:
    [x] “Tillåt omstart endast om det blir skillnad på startade aktiviteter (pga attribut)”
    Då är det enbart ändring till status som triggar en start samt ändring av attribut som triggar en omstart.

  • “taggar” inte fungerar i informationstexterna, antar att det hänger ihop med att ett par texter läggs in i den pdf som skapas då en aktivitet godkänns. När en tagg ändras slår ändringen igenom även för gamla ärenden vilket kan vara lite farligt.

  • Däremot fungerar “attribut” klockrent både i informationstexter och för att kunna slussa vidare ett ärende. Dessutom kan en aktivitet triggas baserat attribut.

Användningsområden

Aktivitetsgrupper är en funktion för att säkerställa att en eller flera aktiviteter utförs innan ett ärende går vidare för handläggning. Exempel på användningsområden:

  • Närmaste chef ska godkänna en ledighetsansökan innan den går för vidare handläggning.

  • E-tjänst för skolskjuts där en person bereder underlag för beslut och en annan person verkställer beslut

Begrepp

Aktivitetsgrupp

En e-tjänst kan ha en eller flera aktivitetsgrupper, en aktivitetsgrupp innehåller en eller flera aktiviteter. I gruppen finns inställningar som gäller gemensamt för gruppens aktiviteter såsom:

  • Aktiveringsstatus - Den status aktiverar gruppens aktiviteter

  • Målstatus - Den status som ärendet ska få när alla gruppens aktiviteter har “klarmarkerats”

  • Nekadstatus - Den status som som ärendet ska få om minst en aktivitet i gruppen nekas

  • E-postnotifiering

  • Kopiering av aktivitetskommentar - En möjlighet att kopiera den kommentar som ges till meddelandekonversationen i pågående ärende

  • Påminnelse - inställning för en automatisk påminnelse om aktivitet inte klarmarkerats

Aktivitet

Steg för att lägga till en aktivitet i en e-tjänst

1. Lägg till attribut

Ofta är lämpligt att tillhandahålla en dynamisk tilldelning av en handläggare, exempelvis baserat på en fråga av typen: “Användarfråga (sök intern användare)”. Kryssa i rutan för “Spara fältens värde som attribut”, om möjligt ange även ett “Attibutprefix” eftersom detta håller isär attributen då flera frågor av samma typ används i en e-tjänst:

 

2. Lägg till en aktivitetsgrupp

Inställningar för aktivitetsgrupper finns under sektionen “Tillägg och extrafunktioner”:

Klicka på “Visa inaktiva tillägg”:

Klicka på “Lägg till aktivitetsgrupp”:

I exemplet används följande statusar för e-tjänsten:

  • Beslut underlag framtaget (döpt om standardstatus: “Inskickat”)

  • Beslut verkställt

  • Kompletterat

  • Sparat

  • Under behandling

  • Underlag behöver omarbetas (döpt om standardstatus: “Väntar på komplettering”)

 

Inställningar aktivitetsgrupp - namn

Namnet för en aktivitetsgrupp används enbart för att visa under “Mina aktiviteter” samt i e-postutskick (konfigurerbart).

Ange ett namn för aktivitetsgruppen, exempelvis:

Namnet kommer sedan visas under “Mina aktiviteter” för den ska hantera aktiviteterna:

Samt i e-postmeddelande (konfigurerbart):

Samt i pdf:

 

Inställningar aktivitetsgrupp - statusar

Det finns 3 inställningar för status: Aktiveringsstatus, Målstatus och Nekadstatus. Aktiveringsstatus är det som triggar igång aktiviteterna i en grupp. Så fort ärenden får denna status så görs utskick till de som ska hantera aktiviteterna. Målstatus är den status som ärendet får då samtliga aktiviteter i aktivitetsgruppen är klarmarkerade. Nekadstatus är den status ärendet får om då en eller flera aktiviteter nekas. Under tiden så behåller ärendet sin nuvarande status (tillika Aktiveringsstatus).

I exemplet används följande statusar för e-tjänsten:

  • Beslut underlag framtaget (döpt om standardstatus: “Inskickat”)

  • Beslut verkställt

  • Kompletterat

  • Sparat

  • Under behandling

  • Underlag behöver omarbetas (döpt om standardstatus: “Väntar på komplettering”)

 

Inställningar aktivitetsgrupp - Annat namn för klarmarkerad

Inställningarna kan se anges enligt, här byts alltså klarmarkerad/godkänd och nekad ut mot mer beskrivande “Beslut verkställt” och “Underlag behöver omarbetas”:

Medarbetaren som ska hantera aktiviteten får då upp följande under “Mina aktiviteter” och en enskild aktivitet:

 

Inställningar aktivitetsgrupp - E-postnotifiering vid påbörjad aktivitetsgrupp

Inställningarna ser ut enligt:

Följande visas i e-postnotifieringen, som exempel så har taggen $activitygroup.name ringats in nedan:

 

Inställningar aktivitetsgrupp - Tillåt omstart av aktiviteter

En omstart av aktivitetsgrupp används exempelvis då en ärende först “nekas”, därefter ändras för att slutligen “nekas” på nytt eller “godkännas”. Om beslutet enbart ska kunna fattas en gång så ska omstart inte tillåtas.

Numera går det att bestämma om “omstart” av en aktivitetsgrupp ska vara möjlig enbart då värdet av attribut förändras. Använd kryssrutorna för att tillåta omstart.

Inställningarna ser ut enligt:

 

 

3. Lägg till en aktivitet i gruppen

Klicka på “Lägg till ny aktivitet”

 

Namn för aktiviteten

Välj ett lämpligt namn för aktivitet, exempelvis “Verkställande av beslut”.

Kort beskrivning

Välj en kort beskrivning, lämpligen innehållande attribut som gör det tydligare för den som ska godkänna, exempelvis:

Beslut gällande elev: $attribute{attributeFirstname} $attribute{attributeLastname} ($attribute{attributeChildCitizenIdentifier}), skola: $attribute{attributeSchool}, klass: $attribute{attributeClass}

Information om aktiviteten

Precis som kort beskrivning så är detta fält viktigt för att göra det tydligt vad som förväntas av den som ska godkänna, exempelvis:

Beslut gällande elev: $attribute{attributeFirstname} $attribute{attributeLastname} ($attribute{attributeChildCitizenIdentifier}), skola: $attribute{attributeSchool}, klass: $attribute{attributeClass} $attribute{attributeStatementForDecisionFreeText} Beslut: $attribute{attributeReasonsForDecisionFreeText} Handlingen är signerad digitalt och har därför ingen namnunderskrift. En överklagan av ett beslut sker skriftligen, hänvisa till diarienummer $attribute{attributeDecisionRegistrationNumber}, läs mer information gällande överklagan här (öppnas i ny flik): https://minasidor.oskarshamn.se/skolskjuts_information_overklagan

Pdf-fil vid godkännande

Baserat på “Information om aktiviteten” så genereras en pdf vid aktivitetens godkännande:

Pågående utveckling: https://cesamh.atlassian.net/browse/OEB-9

Övriga inställningar

“Visa förhandsgranskning av hela ärendet” är ett komplement till “Information om aktiviteten”. I vissa fall kanske den som ska godkänna inte har rätt att se hela ärendet utan enbart informationen om aktiviteten. I de fall där man önskar visa hela ärendet för den som ska godkänna så kryssar man i rutan “Visa förhandsgranskning av hela ärendet”.

Kräv att kommentar anges

“Kräv att kommentar anges”. I samband med att ett beslut tas så går det att tvinga beslutsfattaren att skriva in en kommentar (frivilligt om inget anges). Här går det att välja mellan att kräva kommentar “Alltid” eller enbart “Vid avslag”.

 

Sök upp ansvarig användare via attribut

“Sök upp ansvarig användare via attribut” används i de fall där personen som ska ta beslut först bestäms via val i e-tjänsten.

Använd attribut, exempelvis: prefixDecisionMaker.username.

Det bygger på att frågetypen “Användarfråga (sök intern användare)” används och att fältets värde sparas som attribut med prefix:

 

Sök upp ansvarig grupp via attribut

https://cesamh.atlassian.net/browse/OE-184

På samma sätt kan man istället söka upp en ansvarig grupp via API, samtliga medlemmar i gruppen kommer personligen bli notifierade när en aktivitet ska godkännas

 

  • Lagt till en ny fråga eftersom testmiljön saknas ”närmaste chef”. Frågan heter: ”Närmaste chef” med tillhörande attribut (med prefix)

  • Lagt till en aktivitetsgrupp ”Hantering av ledighetsansökningar”

  • Lagt till en aktivitet ”Beslut gällande ledighet” i gruppen

    • Glöm inte att kryssa för rutan: Visa förhandsgranskning av hela ärendet. Alternativt så går det att filtrera ut enskilda attribut ifall man inte vill visa hela ärendet för en viss handläggare.

  • Lagt till en regel för att tilldela handläggare baserat på status (för att undvika att en notis går ut innan aktiviteten godkänts)

  • Fixat notiserna så att handläggare enbart får notis då de blir tilldelade ett ärende, vilket sker baserat på status

Import/export av aktivitetsgrupper

Se: Stöd för att importera och exportera aktivitetsgrupper

Relaterad utveckling