Verksamhets- och förvaltningsplan Cesam H 2023
- Mattias Johansson
- Torben Grut
Källa förvaltningsplan: H2O
Förvaltningsplanen upprättas årligen och reglerar:
Större beställningar
Strategisk inriktning
- 1 1 Inledning
- 2 2 Mål
- 3 3 Förvaltning av e-tjänster med tillhörande integrationer
- 3.1 3.1 Utbildning
- 4 4 Budget
- 5 5 Systemförvaltningsaktiviteter
- 5.1 5.1 Leverantör
- 5.2 5.2 Avtalsbeskrivning
- 5.2.1 5.2.1 Avtalsbeskrivning
- 5.2.2 5.2.2 Samverkansformer
- 5.3 5.3 Vidareutveckling av Open ePlatform
- 5.4 5.4 Integrationer/ samverkan med andra system
- 5.5 5.5 Användare och användningsfrekvens
- 5.6 5.6 Externa intressenter
- 5.7 5.7 Informationssäkerhet
- 5.8 5.8 Incidenthantering
- 5.9 5.9 Ändringshantering
1 Inledning
Verksamhetsplanen med tillhörande förvaltningsplan är det dokument som beskriver den kommunala samverkan Cesam H.
Samverkansrådet planerar årligen vilka mål som ska ligga till grund för förvaltningsarbetet tillsammans med verksamheten. Det resulterar i en förnyad systemförvaltningsplan för nästkommande år.
1.1 Versionsbeteckning
Denna mall har följande versionshistoria:
Version | Anledning | Datum |
0.1 | Mall tas fram med utgångspunkt från “H2O-modellen” | Sep 10, 2020 |
0.2 | Distinktion mellan utveckling av gemensamt finansierad teknik och utveckling av den kommunala samverkan enligt avtal | 9 sept 2021 |
0.3 | Förenklad skrivning av verksamhetsplan och förvaltning | 13 sept 2021 |
0.4 | Ny kolumn “Uppdrag” | 8 november 2021 |
1.1 Cesam H’s syfte
Central samverkan H-län (Cesam H) är en kommunal samverkan kring utveckling av e-tjänster som finns för att deltagande kommuner ska kunna digitalisera snabbare och på ett effektivare sätt.
Enligt avtalet: “Samverkan avser både en teknisk lösning och en organisation för utveckling, förvaltning och drift av e-tjänster vilket möjliggör för alla Parter att få tillgång till e-tjänster att erbjuda sina medborgare.”
Flera verksamhetssystem har idag ett fokus på att understödja en pappersorienterad ärendehandläggning. Genom att istället fokusera på att ta vara på befintliga datakällor kan Cesam H sätta invånarens ärende i fokus.
Hur Cesam H kan hjälpa medborgaren ställs i centrum för samverkan.
1.2 Dokumentets syfte
Syftet med detta dokument är att tydliggöra skillnaden mellan samverkan mellan deltagande kommuner i sig (“Verksamheten”) och den teknik och de kunskaper samverkan delar . Dokumentet ligger till grund för det underhålls- och vidareutvecklingsarbete som utgår från verksamhetens behov och som bedrivs genom en tydlig målstyrning samt klargjorda roller och ansvar (“Modellen”). Genom att organisera underhålls- och vidareutvecklingsarbetet utifrån föreslagen modell minimeras risken för onödiga utgifter och systemstödet får en naturlig plats i verksamhetens utvecklingsarbete. När utvecklingsarbetet innebär nyutveckling t. ex inköp av nya system, ska en förvaltningsplan upprättas.
1.3 Cesam H’s Övergripande målsättningar
En “optimal e-tjänst” (taget från förstudie till Cesam H):
En optimal kommunal e-tjänst underlättar uppgiftslämnandet från företagaren/privatpersonen, och automatiserar så många manuella steg som möjligt i handläggningen. Företagaren/privat-personen vägleds med guider, enkla frågor och indatakontroller, alla uppgifter som kommunen redan känner till om kunden/ärendet är redan förifyllda efter att hen identifierat sig med e-legitimation. Självklart är tjänsten tillgänglig dygnet runt alla dagar på året, och det går lika lätt att fylla i de efterfrågade uppgifterna på en smart telefon eller surfplatta som vid en dator. Så snart ärendet skickats till kommunen får kunden en bekräftelse på att det mottagits, och i bästa fall även ett helt automatiserat förhandsbesked, eller åtminstone information om hur lång tid ett besked/beslut kommer att ta. Kunden kan därefter enkelt följa sitt ärende och om så önskas få ett meddelande (mail eller sms) när något nytt händer i handläggningen.
Visioner:
Information som kommun eller annan myndighet redan har kan presenteras digitalt för invånaren i e-tjänsterna som presenteras på “Mina Sidor”.
Förifylld information ökar handläggarnas effektivitet och gör handläggningstiden kortare
Deltagande kommuner kan dela alla aspekter kring utveckling av e-tjänster; processbeskrivningar enligt gemensam standard, adaptrar till API:er och formulär, detta sparar utvecklingstid i varje kommun
Automation är optimerad och så många ärenden som möjligt är helt automatiserade.
Invånaren kan nyttja kommunal service dygnet runt året runt
2 Mål
2.1 Verksamhetsårets mål
Här sätter vi upp mål för nästkommande budgetår. Insatser som inte ryms i budgetåret förs in under punkten 2.2 Långsiktiga mål för kommande budgetperioder/verksamhetsplaner.
Syfte | Mål | Klart | Vision | Målgrupp | Uppdrag |
|---|---|---|---|---|---|
Underlätta för skoladministration genom att skicka ärenden till rätt skola | Säkra rätt information kopplat till klass/skola genom att även läsa in förändringar av klass- och skolplacering. | 2023-Q3? | #1, #2, #3, #4, #5 | Skoladministratörer | |
Förenkla för invånaren att ansöka om bygglov. Förenkla för handläggaren att handlägga ett bygglovsärende | Driftsätta e-tjänsterna som Kalmar kommun har tagit fram i respektive kommun. Samt skicka in information kopplat till bygglovsärende till ärendehanteringssystem | 2023-Q3 | #1, #2, #4, #5 | Bygglovshandläggare | |
Syftet är att ligga före den allmänna utvecklingen av SDG och säkerställa att alla personer (oavsett nationalitet) kan skicka in ärenden givet att de har en godkänt e-legitimation (eIDAS). | Verka för att, icke-svensk medborgare, kan skicka in ett ärende i Open ePlatform och att ärendet lagras under “minasidor”.
| 2023-Q4 | #1, #2, #5 | Personer utan svenskt personnummer med giltig e-legitimation | |
Säkerställa att vi vet hur övriga kommuner inom användarföreningen ser på behovet av SDK i Open ePlatform | Bevaka SDK (Säker Digital kommunikation)
| 2023 Q1-Q4 |
| Samverkansrådet | |
Tillgodose regelverket SDG och samtidigt säkerställa att alla deltagande kommuner förstår påverkan i de egna verksamheterna | Säkerställa att medlemskommunerna inom Cesam H håller varandra uppdaterade. | 2023 Q1-Q4 |
| Samverkansrådet | |
Vi vill göra det smidigt för invånaren att komplettera ett redan inskickat ärende (utan att begära in redan inlämnade uppgifter på nytt). | Skapa en teknisk koppling mellan ärenden i Open ePlatform så att information kan nyttjas mellan ärenden. | 2023-Q2 | #1, #2, #3, #4, #5 | e-tjänstebyggare/handläggare | |
Underlätta för invånaren att få en överblick och hitta enskilda ärenden | Göra en beställning så att ärendelistan för invånare organiseras i flikar och blir sorterbar/filtrerbar | 2023-Q1a | #5 | Invånare | |
Säkerställa så att varje kommun på egen hand ska kunna publicera enkla e-tjänster med förifylld information | Genomföra 4 workshops kring API-hantering på vår gemensamma integrationsplattform Frends | 2023-Q4 | #1, #2, #4, #5 | e-tjänstebyggare | |
Höja säkerhet och driftstabilitet för befintliga API-källor. | Säkra API-källor (förifylld information) | 2023-Q1b | #1, #2, #3, #4, #5 | Systemansvariga |
2.2 Långsiktiga mål för kommande budgetperioder/verksamhetsplaner
De långsiktiga och övergripande målen är resultatet av förvaltningens strategiska arbete.
Vidareutveckling och framtidsplanering
Syfte | Mål | När | Vision | Målgrupp | Åtgärder | Uppdrag |
|---|---|---|---|---|---|---|
Utöka antalet deltagande kommuner i regionen för att ytterligare stärka momentum i digitaliseringen av kommunal service i Sverige | Skapa en riktad kampanj för icke anslutna kommuner |
| #1, #2, #3, #4, #5 | Medborgarna i regionen |
|
|
| Reda ut behovet av “Digital Post” eller “Mina meddelanden” i Open ePlatform. |
|
|
| När vill invånaren bli kontaktad via “Digital Post”? Är det då beslut skickas ut? Vid gallring av ett ärende? Skicka ut till “annan” person (exempelvis: grannmedgivande) |
|
Ta reda på vad invånarna vill ha | Öppna upp för dialog med invånare
|
|
|
|
|
|
Över tid bibehålla Open ePlatform som en enkel modern plattform | Hålla det grafiska gränssnittet i Open ePlatform uppdaterat |
|
|
|
|
|
Underlätta digitaliseringen | Skapa opinion för ett nationellt e-id |
|
|
|
|
|
Avlasta alla kommuners instanser av Open E. genom att lyfta ut material in i e-arkiv. | Upprätta en teknisk koppling till e-arkiv och säkra livscykelhantering/gallring | 2024-> | #2, #4 | Informationsägare/e-tjänsteägare till respektive e-tjänst. |
| Ex: 035 - Uppdrag - Integration Microweb
|
Underlätta för invånaren och förbereda filer för slutarkiv | Undersöka möjligheten att konvertera bifogade filer i Open E till pdf | 2024-> | #1, #2, #4, #5 |
|
|
3 Förvaltning av e-tjänster med tillhörande integrationer
För att möjliggöra en effektiv förvaltning ingår att tre principer efterlevs i deltagande kommuner:
Att en förvaltningsorganisation med klargjorda roller- och tydliga förvaltningsuppdrag, se: Rollbeskrivning finns på plats
Beskrivna, förstådda och accepterade processbeskrivningar samt dokumentation enligt gemensam standard av eventuella integrationer finns på plats i Confluence.
Varje kommun ska kontinuerligt arbeta med kompetensförsörjning kring loggar och incidenter
För att möjliggöra en effektiv gemensam förvaltning ska det centralt säkerställas
Säker drift av integrationsmotor utifrån rekommendationer och gällande lagar
3.1 Utbildning
Följande workshops/utbildningar genomförs löpande vid behov inom Cesam H:
Utveckling programspråk: Java, C#, Powershell, etc
Open ePlatform (OeP)
Roll Handläggare i OeP
Roll E-tjänstebyggare i OeP
Leverantörs-/användarträff
Samverkan andra kommuner/kluster
Confluence - Cesam H’s samarbetsyta
Digitalisering:
Offentliga rummet
SKR/Inera
Integration
Plattformar: Mule, Frends, WSO2, etc
API-hantering: WSO2, Frends, Mule, etc
Samverkan andra kommuner/kluster
4 Budget
4.1 Driftsbudget
Cesam H’s totala budget, utvecklingsprojekt (investeringar) kan normalt kopplas till posterna “Gemensam integrationsmotor” och “Utvecklingsprojekt”. Övriga poster kopplas till återkommande kostnader för personal, lokaler och drift.
4.2 Investeringsbudget
Årlig investeringsbudget på 120 000 kr som fördelas enligt överenskommelse.
5 Systemförvaltningsaktiviteter
Förvaltningsaktiviteter som återkommer över tid och aktiviteter att arbeta igenom under systemförvaltningsperioden kan läggas upp i ett dokument för att hålla koll. Det finns en mall för generella förvaltningsaktiviteter, som kan utgöra en levande bilaga till denna årliga plan.
En del av aktiviteterna kommer utifrån åtgärder i den informationssäkerhetsklassning som föregåtts av denna systemförvaltningsplan. Aktiviteterna ska tilldelas ansvariga och följas upp vid de möten som systemförvaltningsorganisationen planerat.
5.1 Leverantör
All drift och löpande förvaltning av Open ePlatform regleras enligt avtal med leverantör (Nordic Peak fram till 2024).
5.2 Avtalsbeskrivning
5.2.1 Avtalsbeskrivning
Senaste avtal rörande drift och vidareutveckling av Open ePlatform finns under Upphandlingsdokument (notera internt utrymme).
5.2.2 Samverkansformer
Cesam H har ett antal styrdokument som reglerar samverkan och parternas åtagande.
5.3 Vidareutveckling av Open ePlatform
För att anpassa Open ePlatform till de behov som uppstår inom Cesam H så sker beställning av nyutveckling löpande. Därtill förekommer punktinsatser för att stötta vid integrationer med befintliga verksamhetssystem, det kan röra insatser på konsultbasis och/eller avropad support från aktuell leverantör.
5.4 Integrationer/ samverkan med andra system
Se lista över färdigställda och pågående arbete med integrationer: Integrationer - Status.
5.5 Användare och användningsfrekvens
Open ePlatforms användaren räknas upp i Personuppgiftsbiträdesavtalets (2021) instruktioner:
Anställda
Konsulter
Invånare
Kunder
Besökare
5.6 Externa intressenter
Myndigheter och leverantörer av system vars data hanteras i Open ePlatform är intressenter som hanteras i separata avtal.
5.7 Informationssäkerhet
5.7.1 Behörighetsadministration
Regleras i avtalet, se punkt 5.2.1 Avtalsbeskrivning.
5.7.2 Mobilåtkomst & access
Open ePlatform är tillgänglig i mobila enheter, inga begränsning gällande åtkomst.
5.7.3 Datalagring
All lagring av data sker i Sverige i nuvarande leverantörs, Nordic Peaks, regi.
5.7.4 Informationssäkerhetsklassning
Påbörjat med målsättning att vara färdigt 2023-2024
5.7.5 Risk & Sårbarhetsanalys
5.8 Incidenthantering
Påbörjat med målsättning att vara färdigt 2022.
5.9 Ändringshantering
E-tjänsterna som byggs i OeP versionshanteras, detta gör det möjligt att spåra/backa genomförda ändringar.